Trotz moderner Webshops wickeln viele B2B-Kunden ihre Bestellungen weiterhin per PDF ab. Bei Serax betraf dies ganze 30% aller eingehenden Aufträge. Das bedeutete: Kundenservice-Mitarbeiter mussten PDFs herunterladen, Daten überprüfen und die Bestellungen manuell in SAP S/4HANA Cloud Public Edition eingeben. Ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess.

Serax setzt nun auf SAP Business AI, um diesen Prozess zu automatisieren. Konkret wird die KI eingesetzt, um die Informationen aus den PDF-Bestellungen zu extrahieren und einen "Sales Order Request" zu erstellen. Der Kundenservice-Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung, überprüft die Angaben und wandelt den Request dann in eine tatsächliche Bestellung in SAP um.

Die Zeitersparnis ist enorm. Laut Ragna Qvick, Digital Business Manager und HR Performance Manager bei Serax, können sich die Mitarbeiter nun auf "echten" Kundenservice konzentrieren, anstatt Bestellungen einzutippen. Sara Goris, SAP Product Manager bei Serax, betont, dass die Effizienzsteigerung es ermöglicht, das Geschäft auszubauen, ohne zusätzliche Ressourcen zu benötigen. Stattdessen können die Mitarbeiter sich verstärkt wertschöpfenden Tätigkeiten wie Upselling und Cross-Selling widmen.

Der Fall Serax zeigt, wie KI-Tools nicht nur Prozesse verschlanken, sondern auch die Kapazität für strategische Vertriebsaktivitäten erhöhen können. Könnte die Integration ähnlicher KI-basierter Automatisierungen auch für Vertriebsagenten ein Schlüssel sein, um sich von administrativen Aufgaben zu befreien und sich stattdessen auf den Aufbau von Kundenbeziehungen und die Steigerung des Umsatzes zu konzentrieren? Die Antwort liegt wahrscheinlich in der Analyse der eigenen Prozesse und der Identifizierung von Engpässen, die durch KI gelöst werden können. Denn am Ende geht es darum, die wertvolle Zeit der Vertriebsexperten bestmöglich zu nutzen. Eine Überlegung die jeden Vertriebsagenten dazu anregen sollte, sich mit dem Thema zu beschäftigen.